Trabajando en la productividad: GTD

Tengo millones de cosas que hacer, y una cabeza muy mala. He probado varias formas de trabajo, y no acabo de encontrar la buena. Ahora voy a probar con el sistema de gestión GTD (Getting Things Done), hibridándolo con algunas variantes personales. A ver si con esto acabo de centrarme.

A nivel profesional, ando embarcado en muchos proyectos, y de muy diversa índole, y además, no tengo una ubicación fija, así que se hace complicado el uso de items físicos, como bandejas o agendas. Voy a intentar hacerlo todo lo más digital posible, y a tenerlo todo en la nube, para poder acceder desde casa, desde mi despacho, desde las aulas cuando doy clase, desde el portátil, y desde cualquier otro sitio. A ver si lo logramos.

El sistema GTD se basa en convertir todo el flujo de información entrante en proyectos, para poder etiquetarlos convenientemente según correspondan, moverlos entre diversas categorías según van progresando, hasta finalmente archivarlos de un modo definitivo cuando han concluído. Con esto se consigue quitarte las cosas de la cabeza, y simplemente revisar la bandeja de “pendientes” para saber lo que hay que hacer, o la de “urgente” para lo que no puede esperar, o la de “algún día”, para lo que se puede dejar para cuando haya tiempo libre.

Las herramientas:

GMail: Imprescindible. Hace ya tiempo que no puedo vivir sin el correo de Google. Allí tengo redirigidas todas mis cuentas y desde allí las gestiono. Hace ya unos años que acabé con la esclavitud de Outlook. De hecho ya prácticamente se había convertido en la propia herramienta de gestión, pero ahora la he tuneado un poco.

Empleo las etiquetas para organizar los mensajes según van cayendo, e intento tener la bandeja de entrada vacía (increíblemente difícil, por cierto).

En la bandeja “Acción” meto todo lo que requiere una respuesta semi inmediata (lo inmediato no lo pospongo. Todo lo que lleve menos de dos minutos lo hago, ya que el mismo tiempo me llevaría procesarlo). En la bandeja “Algún día” lo que no es urgente, ni sé si voy a poder dedicarle tiempo o no. En “Esperando” lo que ya he realizado alguna acción, pero necesita respuesta de otra persona, y en “Terminado” un archivo definitivo de lo que ya está listo. Más bandejas para cosas concretas, como el Blog, cursos y otras cosas.

Grabadora digital: Estoy probándola ahora. Siempre me acuerdo de cosas cuando voy a por ahí y no tengo nada a mano para apuntar. Con la grabadora siempre encima me voy dejando notas para más adelante. Es una bandeja de entrada que proceso luego al sentarme en el PC.

Lista de tareas pendientes: Una lista con Google Docs, para tenerla siempre a mano, con acciones que tengo que llevar a cabo de forma inminente. Ahí voy pasando lo que está en la bandeja “Acción” de Gmail, y las cosas que van surgiendo, junto con las notas de voz a las que tengo que dar salida.

Agenda analógica: Una clásica agenda de papel, donde anoto no lo que tengo que hacer, sino lo que he hecho a lo largo del día. Muy útil para realizar informes de actividad, y para saber que día hice tal cosa.

Google Calendar: No lo uso para todo, pero me resulta útil para algunas tareas, sobre todo por su función colaborativa, ya que me permite coordinar con otras personas ciertas tareas que necesitan un cierto orden.

Bandejas de plástico: A veces tengo papeles. Papeles de verdad. No todo iban a ser unos y ceros. Las bandejas me permiten replicar la estructura de las etiquetas de GMail de una forma física. Ahi es donde van a parar las cartas, presupuestos, propaganda, y demás papelotes que llegan a mi mesa hasta que los proceso. Este es uno de los cuellos de botella de mi sistema, ya que no voy todos los días a mi despacho, y las cosas se atascan. Además, no tengo acceso a la información que está en las bandejas cuando estoy fuera de la oficina. ¿Por que tiene que ser todo tan complicado?. ¿Por qué la gente sigue usando papel?…

Bueno, pues así es como estoy trabajando. Probaremos unos meses a ver si realmente la productividad mejora o simplemente me he creado un procedimiento inutil que me complique más la existencia.

Un par de ejemplos reales de como funciona la cosa ahora:

ENTRADA 1: Mi jefe me dice que redirija un número de teléfono de nuestra empresa a una extensión virtual de la centralita de Vodafone. Veo que me va a llevar poco tiempo y me pongo a hacerlo. Una llamada a Telefónica para que me indiquen el código de desvío y lo marco. Lo anoto en la agenda de papel para que quede registro. Estado: Terminado.

ENTRADA 2: Me entra un correo indicándome que un cliente quiere realizar una serie de modificaciones en su web que implican cambios importantes. Contesto al correo pidiendo al cliente fecha para una reunión, y posteriormente reenvío el email a mi jefe (para que tenga constancia) y a un compañero que está implicado en el diseño poniendole al corriente de los cambios que querrán. Muevo la cadena de correos a la bandeja de “Esperando” de GMail y espero contestación de alguno de los tres, fundamentalmente del cliente. Si no la tengo, en la próxima revisión de pendientes (al final del día) veré que acción emprender. Estado: Pendiente.

¿Y vosotros, cómo os organizáis?.

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3 pensamientos en “Trabajando en la productividad: GTD

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