Herramientas de productividad

Hace un año y medio os conté que iba a probar el sistema GTD para mejorar mi productividad y organizar mi flujo de trabajo. Tras este tiempo, he ido poniendo, quitando y puliendo cosas, y sigo todavía buscando la configuración adecuada. Sin embargo, he encontrado una serie de herramientas muy útiles que me han ayudado a organizar mis cosas, y he ido eliminando otras que no me han parecido tan funcionales. Os cuento como están las cosas ahora.

En primer lugar, os cuento lo que ya no uso. Tras probarla durante un tiempo, o bien no me han servido, o he encontrado otra herramienta de una mayor versatilidad.

La grabadora digital: Es muy útil, pero es más práctico usar el móvil, que lo llevas siempre encima, y si encima los sincronizas con el PC en modo remoto, es mucho más práctico. Me dejo la grabadora para otro tipo de funciones, como entrevistas o reuniones, que necesitan audio omnidireccional y de mayor duración, pero escojo el móvil para las notas.

La agenda analógica: En ella anotaba las tareas hechas para llevar un registro de actividades. Se hace incómodo llevarla siempre encima y tener que pasar luego al ordenador los datos para hacer los informes. He encontrado una solución informatizada mejor.

Listas de tareas en Google Docs: Muy poco práctico e incómodo. Probé luego Google Task, pero se me quedaba pequeño. He econtrado un software de gestion de tareas más completo y que me permite llevar un registro de todo, que me sustituye las listas de Google, y la agenda analógica.

El resto de las herramientas que os comentaba en el artículo las sigo utilizando, como GMail, Google Calendar o las bandejas de plástico. Sigo usando el sistema GTD para procesar mi correo, por ejemplo. Además de todas ellas, he encontrado otras que me han resultado de mucha utilidad.

Dropbox: Esta es una de las herramientas que han dado un giro a mi gestión de archivos. Permite instalar un software en todos los ordenadores que queráis (o dispositivos móviles) y sincronizar los archivos que desees entre todos ellos, o incluso acceder via web a los archivos.

Ya os conté las excelencias de esta herramienta hace un tiempo. Tiene versión gratuita y premium, diferenciadas por el espacio que te permiten. Con la gratis, te dan 2 GB. ampliables a 10 mediante recomendaciones, y las premium te ofrecen 50 GB por 10 euros/mes, o 100 GB por 20 euros/mes. De momento estoy tirando con la gratis, y dudo que necesite ampliarla. Ya tengo los 10 GB máximos de la gratis y de momento estoy a mitad de ocupación, usándolo masivamente.

Evernote: Un gestor documental que te permite capturarlo todo, y archivarlo de forma ordenada. Estoy absolutamente enganchado a este sistema. Que encuentro un pdf que me intersa sobre un tema, lo archivo en su carpeta correspondiente y le asigno etiquetas. Que me dejo una nota de voz, se archiva y se procesa. Notas de texto, fotografías del móvil, capturas de pantalla, notas manuscritas, tarjetas de visita, enlaces de internet… Todo lo que se os ocurra, lo podéis capturar, procesar y archivar, para localizarlo todo de forma fácil.

Si además contáis con un smartphone, podéis descargaros su app para el móvil, con lo que siempre lo llevaréis con vosotros, y podréis mandar notas de audio, fotos y anotaciones en modo remoto de una forma fácil y en tiempo real. Muy recomendable. Gracias a su aplicación para el móvil he podido prescindir de la grabadora digital. Si quiero dictarme alguna nota, lo hago en el móvil y lo envío al Evernote. Cuando llego a casa o al trabajo, la nota está alli en mi inbox esperando a que la procese en su carpeta correspondiente.

Tiene tambien versiones gratis y de pago. Probé la gratis, pero está limitada a a 60 MB de tráfico al mes, y no deja subir archivos de office. Al día siguiente ya estaba contratando una versión premium, que cuesta unos 5$/mes y te deja 1GB/mes de tráfico y muchos más formatos de archivos.

Calendarios: Aparte de Google Calendar, necesito tener un calendario en papel donde anotar cosas, guarrear con un boli, y tener encima de la mesa permanentemente, para ver de un vistazo las acciones inmediatas. Me he sacado unas plantillas y las imprimo, y sobre ellas voy trabajando.

Básicamente trabajo con tres tipo de calendario. Uno semanal, para ir planificando tareas y citas de cada día de la semana, uno mensual, para tener una visión más global de cursos y pryectos, y uno compacto de los que nos ofrece El Canasto. Con estos tres y el de Google voy tirando, y tengo todo a la vista y a mano.

Task Coach: un gestor de tareas. Las listas de Google Docs y las Google Task se me quedaban cortas para tareas un poco complejas. No me avisaban de cuando debía hacer las cosas, ni guardaban un histírico de tareas realizadas, ni se podían asignar subtareas, etc. Task Coach permite todo esto de una forma fácil, y es un software gratuito.

Un lector de feed RSS: Yo uso Google Reader, pero cualquiera nos sirve. Leo periodicamente muchas web, blogs y sitios, y revisar los cambios y actualizaciones en todos ellos me llevaba mucho tiempo. Utilizando Google Reader para leerlos, agilizo mucho este proceso, y optimizo el tiempo de procrastinación.

Una libreta: De papel, si. Al final, por mucho que las nuevas tecnologías estén presentes en nuestras vidas, se hace necesario tomar algún tipo de nota en papel, o guardar entre sus páginas algún ticket o recorte. Una libreta pequeña de tipo Moleskine me viene al pelo para esto, así que intento llevarla siempre conmigo, por si acaso la necesito. Sobre todo es muy util para tomar notas largas en reuniones, para cosas más cortas, puedo usar el móvil con Evernote.

Y eso es todo. De todas formas, no es el sistema «definitivo». Aún sigo buscando y buscando, hasta que encuentre algo que realmente me satisfaga. Y vosotros, ¿que es lo que utilizáis para gestionar tareas y mejorar vuestra productividad?.