Software bajo licencia educacional

Los que trabajamos en el área de sistemas de un centro de formación nos encontramos a menudo con el problema de la gestión del software. Si el centro de formación imparte cursos cuyos contenidos implican el uso de ordenadores hace que el elevado número de puestos con software sea un problema, tanto a nivel de gestión, mantenimiento y administración, como a nivel económico. Es en este último factor en el que nos vamos a centrar hoy, para ver que soluciones podemos encontrar para nuestro centro.

El software de las aulas

Normalmente los equipos informáticos que utilizan nuestras aulas necesitarán un sistema operativo, una suite de ofimática, algún programa de edición gráfica y algunas aplicaciones fundamentales (compresores, lectores de pdf, etc), más el software específico que necesite el curso en cuestión.

Si tenemos entre quince o veinte equipos por aula, y nuestro centro cuenta con diez aulas, nos vamos tranquilamente a un par de centenares de ordenadores con los que hay que lidiar. ¿Que opciones vamos a tener?

A: Software bajo licencia estándar: el típico sistema de licenciamiento monopuesto en el que hay que pagar por cada instancia del programa instalada en cada equipo. Suele ser bastante cara para volúmenes altos.

B: Software bajo licencia corporativa: las empresas normalmente pueden acceder a sistemas de licenciamiento por volumen, en el que bajo diversas modalidades, se paga bastante menos al contratar paquetes grandes de software.

C: Software bajo licencia de usuario: hay algunos programas que permiten una modalidad en la que pagas por cada usuario concurrente. Eso quiere decir que puedes tener diez licencias de usuario, y que la utilicen más de diez personas, siempre que no accedan a la vez esos diez.

D: Software libre: una apuesta interesante, y desde luego la más económica. Sin embargo, no siempre resulta válida, ya que el software no tradicional no nos sirve para todos los cursos. Puedo dar un curso de ofimática con OpenOffice, pero no puedo impartir un curso de Photoshop con Gimp.

E: Software bajo licencia educacional: muchos fabricantes de software ofrecen licencias para centros educativos con unos descuentos muy interesantes, que llegan a veces hasta el 50%, y en algunos casos, puede llegar a ser completamente gratis.

F: Software de tipo «demo»: muchos programas te dejan utilizar gratuitamente una versión de evaluación del software durante un tiempo para que lo pruebes. Si el curso es corto, es probable que con el tiempo que te dejan para utilizarlo tengas suficiente. Entra dentro de la ética el dilucidar si es correcto utilizar cursos tras curso las «demos», ya que ese no es el propósito del software de evaluación.

G: Software «pirata»: muchos centros de formación pequeños (y muchas otras empresas de otros sectores) utilizan software no licenciado, o «crackeado» para sus aulas, por no poder asumir el coste de las licencias. Eso supone un riesgo grave, además de ser éticamente inadecuado, ya que cualquier denuncia anónima ante la BSA por el uso de este tipo de programas pueden suponer no sólo sanciones enormes, sino hasta cárcel para el administrador de la empresa. Si no podéis asumir el coste de la licencia, elegid software libre.

¿Qué son las licencias educacionales?

Existen dos tipos de licencias educacionales. Por un lado estás los programas estándar que son ofrecidos bajo descuento a centros de formación, y por otro hay versiones diferentes de las estándar especiales para centros de formación.

A los fabricantes de software les interesa que las escuelas formen a sus alumno en el uso de esos programas, ya que estos usuarios formados son los que adquirirán licencias estándar más tarde para sus hogares y empresas.

Autodesk por ejemplo, ofrece soluciones para educación completamente gratuitas en su centro de recursos académicos. Adobe tiene también su plan para educación, con importantes descuentos. Acrylic ofrece licencias gratis para estudiantes. Prezi tiene también su versión a precio reducido para instituciones educativas. Solidworks ofrece igualmente licencias de tipo Educatión Edition. Incluso Microsoft cuenta con un programa especial para educación.

¿Quién puede acogerse a este tipo de sistema de licenciamiento?

Normalmente lo único que te piden es que puedas demostrar que eres un centro de formación, un docente o un estudiante. Puede que baste con tener un correo electrónico con dominio .EDU, o quizá tengas que mandar una copia del CNAE de la empresa para que vean tu sector de actividad cuando haces la compra.

En el caso de Microsoft, ya que lo más habitual es que necesitemos sistemas operativos y suites de ofimática, lo que piden es que seas un EMEA (Usuario Educativo Cualificado de Microsoft), en alguno de estos casos:

• Institución académica o vocacional acreditada por el organismo de control gubernamental correspondiente el el país donde la institución docente tenga su sede principal, u ONG educativa a tiempo completo.
• Oficinas administrativas de una institución docente
• Personal y profesorado
• Estudiantes
• Bibliotecas públicas
• Museos públicos, para fines educativos
• Organización de caridad cuyo propósito sea fomentar la educación.

Para cada una de las categorías, Microsoftofrece soluciones de software diferentes, como Academic Open, Academic Select, Contrato Campus, Open Value…

Es sin duda una opción más que recomendable para tener en orden el software de vuestras aulas sin gastar más de lo necesario. Hablad con un distribuidor autorizado y que os hagan un estudio.